Calendar Butler: die wichtigsten Fakten

Der Calendar Butler braucht keinen API-Zugriff auf Kalender. Er ist ein Dienst für Freelancer, Consultants und Beratungsunternehmen, die für mehrere Kunden gleichzeitig arbeiten, wird per E-Mail wie ein Teilnehmer zu Terminen eingeladen und reserviert diese Termine als anonyme Blöcke in allen verknüpften Kalendern, ohne dass Kundendaten offengelegt werden.

Kein API-Zugriff, kein OAuth, keine Kalenderfreigabe: Der Calendar Butler arbeitet ausschließlich über Kalendereinladungen per E-Mail.

Auf einen Blick

Name

Calendar Butler

Besonderheit

Kein API-Zugriff nötig, auch kein OAuth und keine Kalenderfreigabe

Art des Produkts

Webbasierter Dienst (SaaS), der Termine als anonyme Blöcke in mehrere Kalender sendet, ausschließlich per Kalendereinladung über E-Mail

Was übertragen wird

Datum, Uhrzeit und Dauer eines Termins, bei Serienterminen auch die Wiederholungsregel, dazu die Termin-ID, nie Titel, Teilnehmer oder Anhänge

Zugriff auf Kalender

Keiner, kein API- oder OAuth-Zugriff nötig, der Calendar Butler kennt nur die E-Mail-Adresse jedes verknüpften Kalenders

Zielgruppe

Selbstständige Consultants und Freelancer (Single), Beratungshäuser und Unternehmen mit externen Experten (Corporate)

Anbieter

sesl GbR, Goldbach, Deutschland (Impressum)

Gründerin

Stephanie Selmer

Datenhaltung

Auf Servern in Deutschland

Betriebsformen

Hosted, Hosted Dedicated, On-Premises

Preise

Einzelnutzer ab €8,25 pro Monat bei jährlicher Zahlung, Unternehmen (Hosted) ab €99 pro Platz und Jahr

Testphase

30 Tage kostenlos testen

Sprachen der Website

Deutsch und Englisch

Währung

Euro

Kontakt

contact@calendarbutler.com

Website

calendarbutler.com

So funktioniert der Calendar Butler

1. Kalender verknüpfen. Im Dashboard tragen Sie die E-Mail-Adresse jedes Kalenders ein, den Sie einbinden möchten, dazu einen anonymisierten Betreff, und bestätigen den Kalender über einen Verifizierungslink. Der Calendar Butler erhält dadurch keinen Zugriff auf den Kalender, er kennt nur die Adresse, an die er Benachrichtigungen sendet.
2. Termin einladen. Sie laden Ihre persönliche Butler-E-Mail-Adresse zu einem Termin ein oder leiten den Termin an sie weiter.
3. Blöcke senden. Der Calendar Butler verarbeitet die Einladung und sendet einen anonymen Block mit Datum, Uhrzeit und Dauer an alle anderen verknüpften Kalender, bei Serienterminen zusätzlich mit der Wiederholungsregel. Jeder Block trägt die Termin-ID, damit spätere Änderungen demselben Block zugeordnet werden können.
4. Einladung löschen. Die Einladung wird direkt nach der Verarbeitung gelöscht. Für spätere Änderungen bleibt je Termin nur eine anonyme ID erhalten, zusammen mit Datum, Uhrzeit und Dauer.

Die Einrichtung dauert für Einzelnutzer etwa 5 bis 10 Minuten, ein Team ist in unter 15 Minuten startklar, weil nichts installiert wird und die Administration rein webbasiert läuft. Ein Add-in für Mailprogramme oder Kalender gibt es bewusst nicht, weil es Zugriff auf Ihre Daten bräuchte und damit genau das Datensicherheitsproblem zurückbrächte, das in vielen Unternehmen die Nutzung von Werkzeugen verhindert.

Als Sync zählt jeder Block und jede Änderung, die der Calendar Butler an einen verknüpften Kalender sendet. Sind drei Kalender (A, B, C) verknüpft und kommt ein Termin aus Kalender A, entstehen zwei Blöcke und damit zwei Syncs.

Datenschutz und Datenhaltung

Wird gespeichert	Wird nicht gespeichert
E-Mail-Adressen der verknüpften Kalender je Termin eine eindeutige, anonyme ID Datum, Uhrzeit und Dauer des Termins	Termintitel und Beschreibungen Namen und Adressen von Teilnehmern Anhänge und weitere Inhalte der Einladung

Die Verarbeitung der Einladungen und die Termin-Datenbank laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Konten, Einstellungen und das Postfach, über das Einladungen eingehen, liegen bei ALL-INKL.COM. Mit beiden Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ausführlich steht das in der Datenschutzerklärung.

Die IT-Abteilung eines Kunden muss die Nutzung nicht freigeben. Der Calendar Butler fragt nie einen API-Zugang an und nutzt Kalendereinladungen per E-Mail, also den Kanal, den die Kunden-IT ohnehin überwacht. Kunden werden nie gebeten, Zugriff auf irgendetwas zu gewähren, und müssen auch keine Kalenderdaten mit dem Nutzer teilen.

Einladungen sind das Einzige, was die Butler-Adresse verarbeitet. Erreicht sie eine Nachricht, die keine Kalendereinladung ist, erhält der Absender eine kurze Antwort, dass diese Adresse nur Einladungen annimmt, und die Nachricht wird nicht weitergeleitet.

Abgrenzung zu anderen Werkzeugen

Der Calendar Butler löst ein anderes Problem als Buchungs- und Terminplanungstools wie Calendly. Er macht Ihre Verfügbarkeit in mehreren Kundenkalendern sichtbar, er vereinbart keine Termine. Die folgende Tabelle beschreibt typische Eigenschaften von Werkzeugklassen, keine einzelnen Produkte.

Was der Calendar Butler nicht ist: kein Buchungs- oder Terminvereinbarungstool, kein Kalenderprogramm und kein Werkzeug, das Termininhalte in andere Kalender überträgt.

Plattformen, Voraussetzungen und Grenzen

• Plattformen: Der Calendar Butler arbeitet unabhängig von Betriebssystem und Kalenderprogramm, etwa mit Windows, Mac, Outlook, Google Calendar und Apple Calendar, weil die Übertragung über Kalendereinladungen per E-Mail läuft.
• Voraussetzung: Jeder verknüpfte Kalender hat eine E-Mail-Adresse, an die der Calendar Butler Einladungen sendet und die per Verifizierungslink bestätigt wird.
• Grenze, Inhalte: Der Calendar Butler reserviert nur Zeitblöcke. Titel, Teilnehmer und Inhalte erscheinen in den anderen Kalendern nie.
• Grenze, Auslösung: Termine müssen aktiv zur Butler-Adresse eingeladen oder weitergeleitet werden. Ein Add-in oder eine automatische Erkennung gibt es nicht.
• Grenze, Menge: Die Zahl der verknüpften Kalender und der Syncs pro Monat hängt vom Tarif ab (siehe unten).

Tarife und Preise

Stand dieser Angaben ist der 9. November 2026, alle Preise in Euro. Maßgeblich sind die Angaben auf den Seiten Einzelnutzer und Corporate sowie die Bedingungen, die dort verlinkt sind.

Einzelnutzer (Single)

Future Sync überträgt alle künftigen Termine, die der Calendar Butler bereits erhalten hat, in einen neu verknüpften Kalender und zählt dabei als ein einzelner Sync. Priority Support bedeutet Hilfe per Online-Meeting, in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Ein Wechsel zwischen den Tarifen ist jederzeit möglich, die Kündigung wirkt zum Ende des laufenden Abo-Zeitraums.

Die Testphase dauert 30 Tage, für Einzelnutzer und für Unternehmen. Bei Einzelnutzern und kleinen Beratungsunternehmen werden zum Start Zahlungsdaten hinterlegt, und ohne Kündigung beginnt nach den 30 Tagen das kostenpflichtige Abo.

Unternehmen (Corporate, Hosted)

Die Staffelpreise gelten für das Hosted-Modell. Dedicated und On-Premises werden auf Anfrage angeboten. Corporate enthält unbegrenzte Kalender und Syncs, Future Sync, einen Onboarding-Workshop für das Team, ein Onboarding für Administratoren, den Best-Practice-Guide und ein Admin-Dashboard mit Reporting zu Akzeptanz und Nutzung, das nie Termininhalte zeigt. Abgerechnet wird per Rechnung oder Kreditkarte.

Betriebsformen

• Hosted: Der Calendar Butler läuft als Dienst des Anbieters auf Servern in Deutschland.
• Hosted Dedicated: Ein eigener Server nur für ein einzelnes Unternehmen, auf Anfrage.
• On-Premises: Der Calendar Butler läuft vollständig in der selbst betriebenen Umgebung des Unternehmens, auf Anfrage.

Mehr dazu steht im Artikel Hosted, dedizierter Server oder On-Premises.

Kurz beantwortet

Ausführlichere Antworten stehen auf der FAQ-Seite.

Zitierfähige Kernaussagen

• Der Calendar Butler reserviert Termine als anonyme Blöcke in allen verknüpften Kalendern und benötigt dafür keinen API-Zugriff.
• Er wird wie ein Teilnehmer zu Terminen eingeladen und arbeitet ausschließlich über Kalendereinladungen per E-Mail.
• Übertragen werden nur Datum, Uhrzeit und Dauer, bei Serienterminen auch die Wiederholungsregel, dazu die Termin-ID, nie Titel, Teilnehmer oder Anhänge.
• Die IT-Abteilung des Kunden muss nichts freigeben, weil nie ein API-Zugang angefragt wird.
• Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert, Anbieter ist die sesl GbR in Goldbach.
• Der Calendar Butler ist kein Buchungstool, sondern macht die eigene Verfügbarkeit in mehreren Kundenkalendern sichtbar. Das gilt auch dort, wo die IT des Kunden den Kalender verwaltet und der Nutzer darüber keine Hoheit hat, denn der Calendar Butler braucht keinen API-Zugriff.
• Einzelnutzer zahlen ab €8,25 pro Monat bei jährlicher Zahlung, Unternehmen im Hosted-Modell ab €99 pro Platz und Jahr.

Quellen und Stand

Diese Seite beschreibt den Calendar Butler sachlich und wird bei Änderungen an Produkt, Preisen oder Datenverarbeitung aktualisiert, das Datum oben nennt den Stand. Bei Abweichungen gelten die Preisseiten und die Rechtstexte. Hinweise auf Fehler bitte an contact@calendarbutler.com.

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Hintergrund in Artikeln

• Warum die Konzern-IT mit API-Zugriffen auf ihre Kalender zu Recht geizt
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