Wissen
Was ein Ansprechpartner im Kalender sieht, ist nicht das, was im System liegt, und eine weitergeleitete Einladung bringt ihre Inhalte in eine Umgebung, über die Sie keine Kontrolle haben.
„Ich kann Einladungen doch einfach weiterleiten. In meinem Kalender bei den anderen Kunden steht dann nur ‚belegt‘, und mein Ansprechpartner dort sieht gar nicht, wo der Termin stattfindet.“ Diesen Einwand hört man von Beratern, Freelancern und Interim Managern, die für mehrere Auftraggeber arbeiten, und er ist nicht unvernünftig, denn er stimmt für das, was auf dem Bildschirm des Ansprechpartners erscheint.
Er beantwortet allerdings eine andere Frage als die, auf die es ankommt. Entscheidend ist nicht, was Ihr Ansprechpartner im Kalender sieht, sondern was im System des anderen Unternehmens liegt, sobald die Einladung dort angekommen ist, und Anzeige und Ablage sind in jedem Kalendersystem zwei verschiedene Dinge.
Dieser Artikel verfolgt den Weg einer weitergeleiteten Einladung in das System eines anderen Unternehmens, zeigt, wer dort mitlesen kann, und erklärt, warum für den Abgleich mehrerer Kalender ein anonymer Block genügt. Wie eine Einladung im Inneren aufgebaut ist, haben wir im Artikel über die ICS-Datei beschrieben, hier geht es um die Frage, was danach mit ihr geschieht.
Die Einstellung „nur frei oder belegt“ regelt, was andere Personen sehen, wenn sie in Ihren Kalender schauen oder einen Termin mit Ihnen suchen. Sie ist eine Einstellung der Ansicht und wirkt an dem Ort, an dem sie gesetzt wurde, nämlich in dem Kalender, den sie betrifft.
Eine Weiterleitung folgt einem völlig anderen Weg. Die Einladung wird als E-Mail mit der kompletten Kalenderdatei im Anhang verschickt, sie landet im Postfach eines Kontos beim anderen Unternehmen, und sobald sie dort angenommen oder importiert wird, entsteht ein Eintrag im Kalender dieses Kontos, der Betreff, Beschreibung, Ort und Teilnehmer enthält, so wie die Datei sie mitgebracht hat. Dass der Kollege am Ende nur „belegt“ liest, ändert nichts daran, dass im System mehr gespeichert ist, denn die Ansicht blendet aus, was die Ablage weiterhin enthält.
Ein Vergleich macht das anschaulich. Ein Briefumschlag mit Sichtfenster zeigt nach außen nur eine einzige Zeile, der Brief darin ist trotzdem vollständig, und wer den Umschlag öffnet, liest alles.
Welche Stellen im Einzelfall Zugriff haben, hängt von der Konfiguration des jeweiligen Unternehmens ab, doch in einem Konzern ist mit mehreren zu rechnen, weil Postfächer und Kalender dort selten nur dem einzelnen Nutzer gehören. Hinter dem Wort Ablage verbergen sich mehrere Orte.
Keine dieser Stellen fragt danach, welche Ansicht Sie für Ihre Kollegen gewählt haben. Löschen Sie den Eintrag später, verschwindet er aus der Ansicht, aber nicht zwingend aus Archiv und Sicherung.
Die Einstellung regelt die Sicht der Kollegen, und das ist ein berechtigtes Anliegen, denn niemand soll im Flur erfahren, dass Sie am Donnerstag bei einem anderen Kunden sitzen. Sie regelt nicht den Zugriff derer, die für den Betrieb des Systems zuständig sind, und sie regelt auch nicht, was mit den Daten geschieht, wenn das Unternehmen sie aus rechtlichen Gründen durchsucht.
Hinzu kommt eine Frage der Loyalität gegenüber dem Absender der Einladung. Der Auftraggeber, der Sie eingeladen hat, hat die Einladung für Sie und die anderen Teilnehmer geschrieben und nicht für ein drittes Unternehmen, und in vielen Verträgen steht, dass Informationen über Projekte und Beteiligte vertraulich zu behandeln sind. Ob das für Ihre Verträge gilt, steht dort und nicht hier, aber es lohnt sich, danach zu suchen, bevor die nächste Weiterleitung hinausgeht.
Was im Kalender angezeigt wird, ist nicht das, was im System liegt.
Calendar Butler
Eine Beraterin, die für zwei Unternehmen arbeitet, bekommt von Auftraggeber A am Montagabend eine Einladung mit dem Betreff „Review Preisstrategie Produktlinie Nord“ und leitet sie an ihr Postfach bei Auftraggeber B weiter, damit dort niemand auf die Idee kommt, sie für Donnerstagvormittag einzuplanen. Das Beispiel ist erfunden, aber typisch, und die Beraterin handelt vernünftig, denn sie sorgt dafür, dass der Termin in beiden Kalendern steht.
In der Ansicht ihrer Kollegen bei B steht „belegt“, und alles scheint in Ordnung. Im Postfach liegt jedoch eine Nachricht, die den Betreff, die Teilnehmer von A und womöglich den Einwahllink enthält, und wenn Monate später bei B ein Postfach im Rahmen einer Prüfung durchsucht wird, erscheint diese Einladung unter den Treffern, ohne dass jemand sie je gesucht hätte. Für Auftraggeber A wäre das eine Information über seine Preisstrategie, die in einem fremden Haus gelandet ist, und für die Beraterin wäre es ein Gespräch, das sie lieber nicht führen würde.
Der andere Kalender muss lediglich wissen, dass Sie von neun bis zehn Uhr nicht verfügbar sind. Dafür genügen Beginn, Ende und eine Kennzeichnung als belegt, und jede weitere Zeile der Einladung ist Ballast, der nur Risiko erzeugt.
Der Calendar Butler arbeitet nach genau diesem Prinzip. Er wird wie ein weiterer Teilnehmer zu Ihrem Termin eingeladen, liest die Einladung einmal, entnimmt ihr Datum und Uhrzeit und verschickt einen anonymisierten Block an Ihre anderen Kalender. Betreff, Beschreibung und Teilnehmer des ursprünglichen Termins verlassen den Kalender nicht, in dem sie entstanden sind, und im fremden System liegt nur ein Eintrag mit Beginn, Ende und der Bezeichnung „Geblockt“. Weil der Block eine eigene Kennung trägt, folgt er jeder Verschiebung und jeder Absage des Originals.
Wer hat in dem Unternehmen, an das Sie weiterleiten, Zugriff auf Ihr Postfach und Ihren Kalender, wie lange werden Nachrichten dort aufbewahrt, und was steht in Ihren Verträgen über die Vertraulichkeit von Terminen und Beteiligten? Wenn Sie auf eine dieser Fragen keine Antwort haben, ist die Weiterleitung ein Risiko, das Sie ohne Not eingehen.
Und wenn Sie wissen möchten, was in einer Ihrer eigenen Einladungen steht, speichern Sie die Datei, öffnen Sie sie mit einem Texteditor und fragen Sie sich bei jeder Zeile, ob Sie diese dem anderen Kunden hätten zeigen wollen.
Der Calendar Butler reserviert Ihre Termine in jedem Kundenkalender und hält Ihre Daten geschützt.
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