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Hinter jeder Kalendereinladung steckt eine Textdatei, die oft deutlich mehr verrät als Datum und Uhrzeit, und wer sie weitergibt, gibt alles weiter, was darin steht.
Fast jede Einladung zu einem Termin, ob aus Outlook, aus Google oder von einer Videokonferenz-Plattform, bringt einen Anhang mit, den kaum jemand jemals öffnet, nämlich eine kleine Datei mit der Endung .ics. Für die meisten ist sie nichts weiter als das Ding, das den Termin in den Kalender bringt, und weil dabei alles von selbst geschieht, fragt kaum jemand, was eigentlich darin steht.
Dabei ist eine ICS-Datei kein Zauber, sondern ein Textdokument, das sich mit jedem Texteditor lesen lässt, und es enthält in aller Regel deutlich mehr als die eine Zeile, die Sie später im Kalender sehen. Wer mit mehreren Kunden arbeitet und Termine von einem Kalender in den anderen bringen muss, entscheidet bei jeder Weiterleitung darüber, wem diese Informationen offenstehen, meistens ohne zu wissen, dass er überhaupt etwas entscheidet.
Dieser Artikel öffnet eine solche Datei deshalb einmal Zeile für Zeile, zeigt, welche Daten Sie mit jeder Einladung aus der Hand geben, und beantwortet die Frage, was ein anderer Kalender tatsächlich braucht, um Sie nicht doppelt zu buchen.
Das Format heißt iCalendar, es ist seit 1998 beschrieben und liegt heute in der Fassung RFC 5545 vor, und es ist der Grund dafür, dass ein Termin aus Outlook in Google, in Apples Kalender und in fast jedem anderen Programm landen kann. Eine ICS-Datei beginnt mit der Zeile BEGIN:VCALENDAR, darin liegen ein oder mehrere Ereignisse, die jeweils zwischen BEGIN:VEVENT und END:VEVENT stehen, und jede Eigenschaft eines Termins hat ihre eigene Zeile mit einem festen Namen.
Weil das Format offen und schlicht ist, funktioniert es überall, und weil es so schlicht ist, kennt es auch keine Geheimhaltung. Es gibt weder eine Verschlüsselung noch die Möglichkeit, einzelne Felder zu schwärzen, sondern nur Zeilen, die in der Datei stehen oder nicht, und eine Einladung wandert als Anhang oder als eingebetteter Teil der Nachricht durchs Netz. Wer die Nachricht erhält, erhält damit alles, was der Absender hineingeschrieben hat.
Ein typisches Ereignis enthält zunächst die Angaben, die man erwartet, nämlich Titel, Beginn und Ende samt Zeitzone, den Ort und gegebenenfalls eine Regel für Wiederholungen, wie sie bei Serienterminen vorkommt. Dazu kommen Angaben, die man im Kalender selten sieht, aber in der Datei findet, etwa eine eindeutige Kennung des Termins, die dafür sorgt, dass spätere Änderungen und Absagen dem richtigen Eintrag zugeordnet werden, und eine Versionsnummer, die mitzählt, wie oft der Termin geändert wurde.
Am aufschlussreichsten sind die Zeilen über Menschen. Der Organisator steht mit Namen und E-Mail-Adresse darin, und jeder Teilnehmer bekommt eine eigene Zeile, die neben der Adresse oft auch den Anzeigenamen und den Stand der Antwort enthält, also ob die Person zugesagt, abgesagt oder noch gar nicht reagiert hat. Hinzu kommt eine Zeile, die verrät, mit welcher Software die Datei erzeugt wurde, und bei Outlook und Exchange finden sich außerdem herstellerspezifische Zusatzfelder, die mit X- beginnen und etwa eine formatierte Fassung der Beschreibung mitführen.
Eine Einladung ist nicht einmalig, sondern der Anfang einer kleinen Geschichte. Die erste Datei trägt die Methode REQUEST und lädt zum Termin ein, jede spätere Verschiebung kommt als neue Datei mit derselben Kennung und einer höheren Versionsnummer und ersetzt den alten Eintrag, und eine Absage kommt als Datei mit der Methode CANCEL, die den Eintrag mit dieser Kennung wieder entfernt. Antworten der Teilnehmer reisen als REPLY zurück, und so erkennt ein Kalenderprogramm ohne jede Rückfrage, ob ein Termin neu, geändert oder abgesagt ist.
Daraus folgt etwas, das im Alltag teuer werden kann, denn eine abgetippte Kopie hat keine Kennung und damit keine Verbindung zum Original. Sagt der Kunde den Termin ab, bleibt Ihre Kopie im anderen Kalender stehen und blockiert eine Zeit, die längst wieder frei ist, oder, schlimmer noch, sie wird bei einer Verschiebung nicht mitgezogen und lässt dort einen Termin an einer Stelle zu, an der Sie längst woanders sitzen. Manuelle Pflege ist deshalb nicht nur mühsam, sie trennt jede Kopie von ihrem Ursprung und macht die Fehler unsichtbar, bis sie jemand bemerkt.
Der Betreff ist das Feld, das jeder sieht, und er wird beim Weitergeben am häufigsten unterschätzt, weil er so unscheinbar wirkt. Dabei erzählt er oft schon eine ganze Geschichte. Steht in einer Einladung „Budgetplanung Krisensitzung“, weiß jeder, der sie liest, dass bei diesem Unternehmen oder in diesem Projekt etwas brennt, und er erfährt es, ohne eine einzige Zeile der Beschreibung zu öffnen. Betreffs wie „Restrukturierung Standort Nord“, „Due Diligence“ oder „Lieferantengespräch Eskalation“ verraten den Zustand eines Projekts, Verhandlungen, die noch nicht öffentlich sind, und manchmal das Standing eines ganzen Unternehmens, und bei börsennotierten Unternehmen kann so etwas sogar kursrelevant sein.
Das zweite Feld mit großem Gewicht ist die Beschreibung. Dort stehen bei Videokonferenzen der Einwahllink, die Besprechungs-ID und häufig auch der Kenncode, dazu die Agenda, Hinweise zur Vorbereitung und manchmal Sätze, die nur für die Eingeladenen gedacht waren, etwa wer vorab Unterlagen schicken soll oder worum es in der Sache wirklich geht.
Ein oft unterschätzter Teil sind die angehängten Dokumente, denn eine Einladung kann Agenda, Vertragsentwurf oder Präsentation entweder als Link oder direkt in der Datei mitführen, und beim Weiterleiten denkt kaum jemand daran, dass sie mitreisen.
Wer eine solche Einladung an einen anderen Kunden weiterleitet, gibt diesem also nicht nur eine Uhrzeit, sondern womöglich einen funktionierenden Zugang zu einem fremden Meeting, den Namen des Projekts, den Namen des Auftraggebers und die Liste der Personen, mit denen Sie an diesem Tag am Tisch sitzen. Bei Beratern, die für Wettbewerber arbeiten, ist schon die Tatsache, dass eine Verbindung zu einem bestimmten Unternehmen besteht, eine Information, die in vielen Verträgen unter Vertraulichkeit steht.
Wer eine Einladung weitergibt, gibt die ganze Datei weiter.
Calendar Butler
In der Praxis geschieht das selten aus bösem Willen, sondern aus Zeitnot. Sie leiten die Einladung weiter, damit der andere Kalender den Termin kennt, Sie importieren die Datei in Ihren privaten Kalender, oder Sie tippen den Termin ab und lassen den Titel weg, weil Sie ahnen, dass er dort nicht hingehört. Jeder dieser drei Wege hat seinen Preis, denn das Weiterleiten nimmt alles mit, das Importieren legt die Details dort ab, wo sie nicht hingehören, und das Abtippen kostet Zeit und erzeugt Fehler, weil bei jeder Verschiebung und jeder Absage an mehreren Stellen nachgezogen werden muss.
Auch die Markierung „privat“ hilft nur bedingt, denn sie steht in der Datei als Eigenschaft, die ein empfangendes Programm berücksichtigen kann, aber nicht muss, und ob Teilnehmerliste und Beschreibung tatsächlich verborgen bleiben, hängt vom jeweiligen Kalendersystem ab. Aus Sicht einer Compliance-Abteilung ist das keine belastbare Schutzmaßnahme, sondern eine Hoffnung.
Die Frage, die in dieser Kette fast nie gestellt wird, lautet, wozu der andere Kalender den Termin überhaupt braucht. Die Antwort ist unspektakulär, denn er soll wissen, dass Sie zu dieser Zeit nicht verfügbar sind, damit dort niemand einen Termin in Ihre Zeit legt. Dafür genügen Beginn, Ende und eine Kennzeichnung als belegt, und alles andere in der ICS-Datei, also Betreff, Beschreibung, Ort, Teilnehmer, Anhänge und Software-Zeile, ist für diesen Zweck Ballast, der nichts nützt und im ungünstigen Fall Schaden anrichtet.
Genau so arbeitet der Calendar Butler. Er wird wie ein weiterer Teilnehmer zum Termin eingeladen, liest die Einladung einmal, entnimmt ihr Datum und Uhrzeit und legt in Ihren anderen Kalendern einen eigenen, neutralen Block an, der eine eigene Kennung trägt und nur als „Geblockt“ erscheint. Die Beschreibung, die Teilnehmer und der Ort des ursprünglichen Termins gelangen auf diesem Weg nirgendwohin, und weil der Block eine eigene Datei ist, folgt er einer Verschiebung oder Absage des Termins, ohne dass Sie am Sonntagabend nachsehen müssen, ob sich seit Freitag etwas bewegt hat.
Wenn Sie wissen möchten, was in Ihren eigenen Einladungen steckt, speichern Sie die nächste ICS-Datei und öffnen Sie sie mit einem einfachen Texteditor statt mit dem Kalender. Sie werden vermutlich überrascht sein, wie viel Sie darin über Ihren Kunden, seine Kollegen und seine Software finden, und die Antwort auf die Frage, wem Sie solche Dateien künftig weitergeben möchten, fällt danach meistens leichter.
Der Calendar Butler reserviert Ihre Termine in jedem Kundenkalender und hält Ihre Daten geschützt.
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