Use Case
Ein Interim Manager mit zwei parallelen Mandaten schuldet beiden Auftraggebern Verfügbarkeit und beiden Verschwiegenheit, und der Kalender ist die Stelle, an der beides gelingen oder scheitern kann.
Stellen Sie sich einen Interim Manager vor, der als Produktionsleiter auf Zeit arbeitet. An drei Tagen der Woche führt er das Werk eines Maschinenbauers, an zwei Tagen begleitet er die Neuordnung der Fertigung bei einem Zulieferer, und beide Mandate laufen mehrere Monate. Die Konstellation ist typisch und keine konkrete Person, doch wer im Interim Management arbeitet, erkennt sie sofort wieder.
Beide Auftraggeber haben eigene IT-Systeme und eigene Richtlinien, und in keinem der beiden Unternehmen darf ein externes Werkzeug auf den Kalender zugreifen. Dazu kommt ein eigener Kalender des Interim Managers, in dem alles zusammenlaufen soll, und genau dort beginnt das Problem.
Ein Interim Manager wird gebucht, weil er schnell wirkt und verlässlich ist. Beide Auftraggeber erwarten, dass er an den vereinbarten Tagen da ist, dass er auf kurzfristige Anfragen reagiert, und dass er Zusagen hält, ohne dass jemand nachhaken muss. Gerade in einer Krise oder in einer Umbauphase ist ein verpasster Termin keine Kleinigkeit, sondern eine Entscheidung, die liegen bleibt.
Zugleich erwartet jeder Auftraggeber Verschwiegenheit, und die reicht oft weiter, als man denkt. Bei Wettbewerbern oder Unternehmen derselben Lieferkette kann schon die Tatsache, dass es ein zweites Mandat gibt, eine Information sein, die der erste Auftraggeber nicht erhalten soll, und viele Verträge halten das ausdrücklich fest.
Am Dienstagnachmittag lädt die Geschäftsführung des Maschinenbauers kurzfristig zu einer Krisensitzung am Mittwoch um neun Uhr ein. Mittwoch ist einer der Tage beim Zulieferer, und dort steht für halb zehn ein Lenkungskreis im Kalender, den ein anderer Teilnehmer vor Wochen angelegt hat. Ohne Abgleich fällt der Konflikt niemandem auf, bis der Interim Manager am Mittwochmorgen in beiden Räumen erwartet wird.
Wer von Hand überträgt, hat zwei Möglichkeiten, und beide sind unangenehm. Trägt er die Krisensitzung mit ihrem Titel in den Kalender des Zulieferers ein, steht dort „Krisensitzung Werk“ samt Teilnehmern, und die Assistenz, die den Kalender mitliest, weiß mehr, als sie wissen dürfte. Trägt er nichts ein, verlässt er sich auf sein Gedächtnis und riskiert den Doppeltermin.
Bevor man über Werkzeuge spricht, lohnt ein Blick darauf, was hier eigentlich zu schützen ist, denn die Liste ist länger als nur der Terminname.
Die ersten drei Punkte verlangen, dass nichts vom einen Mandat im Kalender des anderen sichtbar wird, der vierte verlangt, dass trotzdem keine Zeit doppelt vergeben wird. Ein Kalender, der beides erfüllen soll, braucht Beginn und Ende des Termins, aber nichts darüber hinaus.
Der Interim Manager lädt den Calendar Butler zu den Terminen ein oder leitet Einladungen an ihn weiter, und der Butler liest jede Einladung einmal, entnimmt ihr Datum und Uhrzeit und sendet einen neutralen Block mit der Bezeichnung „Geblockt“ an die anderen Kalender. Seinen eigenen Kalender behält er mit allen Details, denn dort gehören sie hin.
Als am Dienstagnachmittag die Einladung zur Krisensitzung eintrifft, liegt im Kalender beim Zulieferer ein Block von neun bis zehn Uhr, direkt neben dem Lenkungskreis um halb zehn. Der Konflikt wird damit am Dienstagabend sichtbar und nicht erst am Mittwochmorgen, und der Interim Manager kann mit dem Zulieferer sprechen, solange noch Zeit bleibt, den Lenkungskreis zu verschieben. Die Kollegen dort sehen nur, dass er in dieser Stunde nicht verfügbar ist, aber nicht, wo er stattdessen sitzt, wer dabei ist und worum es geht.
Verschiebt die Geschäftsführung die Sitzung auf den Donnerstag, führt der Butler den Block nach, und sagt sie ab, verschwindet er wieder. Es bleibt kein Geistertermin zurück, der im anderen Unternehmen Zeit blockiert, die längst frei ist.
Eine Entscheidung nimmt der Calendar Butler dem Interim Manager nicht ab. Welches Mandat im Konfliktfall Vorrang hat, ergibt sich aus den Verträgen und aus dem Gespräch mit beiden Auftraggebern, und das bleibt eine Frage, die nur er beantworten kann. Der Butler sorgt dafür, dass er die Frage rechtzeitig stellen kann, weil der Konflikt sichtbar ist, bevor er teuer wird.
Die zweite Grenze ist schlicht, dass der Butler nur das abgleichen kann, wovon er erfährt. Einladungen, die ihn nie erreichen, erzeugen keinen Block, und deshalb gehört es zur Routine, ihn zu Terminen einzuladen oder Einladungen weiterzuleiten.
Interim Mandate beginnen meistens kurzfristig, manchmal innerhalb weniger Tage, und es gibt weder Zeit noch Anlass, bei zwei Auftraggebern jeweils ein Genehmigungsverfahren für ein Werkzeug anzustoßen. Der Calendar Butler braucht keinen Zugriff auf einen der beiden Kalender, kein Ticket bei einer der beiden IT-Abteilungen und keine Installation, sodass der Abgleich am ersten Tag eines Mandats stehen kann und am letzten Tag ohne Rückstände endet.
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