7. November 2026 · von Calendar Butler · 5 Min. Lesezeit
Ein IT-Contractor, der parallel für drei Konzerne arbeitet, bekommt von jedem eine eigene Umgebung und von keinem die Erlaubnis, sie mit den anderen zu verbinden, und der Kalender ist die Stelle, an der trotzdem alles zusammenlaufen muss.
Stellen Sie sich einen selbstständigen Cloud-Architekten vor, der nach Tagessatz arbeitet und gleichzeitig für drei Auftraggeber tätig ist, nämlich für einen Finanzdienstleister, ein Pharmaunternehmen und einen Automobilzulieferer. Montag und Dienstag sitzt er vor Ort beim Finanzdienstleister, am Mittwoch arbeitet er aus der Ferne für das Pharmaunternehmen, und am Donnerstag und Freitag gehört seine Zeit dem Zulieferer, bei dem er zusätzlich in Bereitschaft für Releases steht. Die Konstellation ist typisch und keine konkrete Person, doch wer als IT-Contractor arbeitet, kennt sie.
Erstelle ein fotorealistisches Bild im Format 3:2: Drei schlichte Notebooks stehen nebeneinander auf einem langen hellen Schreibtisch, auf jedem Bildschirm ist eine Kalenderansicht in einer anderen Akzentfarbe zu sehen, davor ein kleiner orangefarbener Notizblock, weiches Tageslicht von der Seite, Hauptmotiv mittig, kein Stockfoto-Look, kein lesbarer Text im Bild.
Jeder der drei Konzerne hat ihm ein eigenes Konto, einen eigenen Kalender und häufig ein eigenes Notebook zugeteilt, und auf keinem dieser Geräte darf zusätzliche Software laufen. Dazu kommt sein eigener Kalender, in dem er seine Selbstständigkeit organisiert, sodass er am Ende mit vier Kalendern lebt, die nichts voneinander wissen.
Was jeder Auftraggeber erwartet
Jeder Konzern bucht Verfügbarkeit, und zwar an festen Tagen und, bei Releases, auch zu festen Stunden. Ein Cutover am Donnerstagabend wird Wochen im Voraus geplant, und wer dabei fehlt, kann nicht einfach ersetzt werden, denn das Wissen über die Systeme steckt in seinem Kopf. Zugleich erwartet jeder Auftraggeber Verschwiegenheit, die in IT-Projekten oft weit reicht, weil schon die Namen von Systemen, Projekten und Beteiligten vertraulich sein können.
Auf einen Abgleich seiner Kalender durch eine Schnittstelle kann der Contractor nicht hoffen. Warum Konzern-IT-Abteilungen den Zugriff Dritter auf Kalender in aller Regel nicht freigeben, haben wir im Artikel über den API-Zugriff in der Konzern-IT beschrieben, und aus Sicht des Contractors ist die Folge einfach, dass er den Abgleich selbst erledigen muss.
Eine Woche ohne Abgleich
Am Dienstagnachmittag setzt das Pharmaunternehmen für Donnerstag um 18 Uhr einen Cutover an. Beim Zulieferer steht für Donnerstag um 17:30 Uhr eine Release-Freigabe im Kalender, die ein Projektleiter vor Wochen angelegt hat, und weil die Kalender nichts voneinander wissen, fällt der Konflikt niemandem auf, bis der Contractor am Donnerstag in zwei virtuellen Räumen erwartet wird.
Wer von Hand abgleicht, meldet sich dafür nacheinander in drei Umgebungen an, oft mit Zweitfaktor und manchmal auf einem anderen Gerät, und trägt jeden Termin mit einem neutralen Titel in die beiden anderen Kalender ein. Der Aufwand ist nicht gering. In unserem Artikel über die Pflege von Kalendern von Hand sind es rund 15 Minuten pro Tag, das sind 55 Stunden im Jahr, und bei einem Contractor, der nach Tagessätzen abrechnet, ist jede dieser Stunden Zeit, die niemand bezahlt. Dazu kommen die Fehler, die bei Verschiebungen und Absagen entstehen, wenn nur ein Teil der Kopien nachgezogen wird.
Was in dieser Konstellation geschützt werden muss
Bevor man über Werkzeuge spricht, lohnt ein Blick darauf, was hier eigentlich zu schützen ist.
Die ersten drei Punkte verlangen, dass nichts vom einen Mandat im Kalender des anderen sichtbar wird, der vierte verlangt, dass nichts im Kalender des Konzerns angebunden werden muss, und der fünfte verlangt, dass trotzdem keine Zeit doppelt vergeben wird. Ein Kalender, der alles erfüllt, braucht Beginn und Ende des Termins, aber nichts darüber hinaus.
Derselbe Dienstag mit dem Calendar Butler
Der Contractor lädt den Calendar Butler zu seinen Terminen ein oder leitet Einladungen an ihn weiter. Der Butler liest jede Einladung einmal, entnimmt ihr Datum und Uhrzeit, reserviert die Zeit und verschickt einen anonymen Block mit der Bezeichnung „Geblockt“ an die anderen Kalender. Keiner der drei Konzerne muss dafür etwas freigeben, denn der Butler braucht weder Zugriff auf einen Kalender noch ein Ticket bei einer IT-Abteilung noch eine Installation auf einem Konzerngerät.
Als am Dienstagnachmittag die Einladung zum Cutover eintrifft, liegt beim Zulieferer ein Block für Donnerstag von 18 bis 19 Uhr, direkt neben der Release-Freigabe. Der Konflikt wird am Dienstagabend sichtbar und nicht erst am Donnerstag, und der Contractor kann mit dem Zulieferer sprechen, solange es noch möglich ist, die Freigabe zu verschieben. Dort sieht man nur, dass er in dieser Stunde nicht verfügbar ist, aber nicht, bei wem er sitzt und worum es geht.
Verschiebt das Pharmaunternehmen den Cutover auf Freitag, führt der Butler den Block nach, und fällt er aus, verschwindet der Block wieder. Es bleibt kein Geistertermin zurück, der in einem anderen Konzern Zeit blockiert, die längst frei ist.
Was der Butler nicht tut
Welcher Termin im Konfliktfall Vorrang hat, entscheidet der Calendar Butler nicht. Das ergibt sich aus Verträgen, aus Vereinbarungen und aus dem Gespräch mit beiden Auftraggebern, und der Butler sorgt dafür, dass das Gespräch rechtzeitig stattfinden kann, weil der Konflikt sichtbar ist, bevor er teuer wird.
Zwei Grenzen gehören dazu. Der Butler kann nur abgleichen, wovon er erfährt, und Einladungen, die ihn nie erreichen, erzeugen keinen Block. Und ob ein Konzern Einladungen von externen Absendern annimmt, entscheidet dessen Mailrichtlinie, was man am besten vor dem ersten Mandatstag klärt.
Warum das gerade für IT-Contractor zählt
IT-Mandate beginnen oft kurzfristig, während das Onboarding in einem Konzern Wochen dauern kann, bis Konto, Gerät und Berechtigungen stehen. Der Calendar Butler wartet auf nichts davon, sodass der Abgleich am ersten Tag eines Mandats stehen kann und am letzten Tag ohne Rückstände endet.
Wenn Sie in einer ähnlichen Lage sind, können Sie den Calendar Butler 30 Tage kostenlos testen und prüfen, ob er zu Ihrem Alltag passt.
Kein Konzern muss etwas freigeben, damit Ihr Kalender stimmt.
Calendar Butler
Das ist der eigentliche Gewinn für jemanden, der in drei Konzernen zu Hause ist und in keinem etwas ändern darf, denn der anonyme Block macht Ihre Nichtverfügbarkeit überall sichtbar und sonst nichts.
Quellen
Funktionsweise und Betriebsmodelle des Calendar Butler. calendarbutler.com
IT-Contractor
Konzernkalender
Vertraulichkeit
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Schluss mit Termin-Ping-Pong.
Der Calendar Butler reserviert Ihre Termine in jedem Kundenkalender und hält Ihre Daten geschützt.
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