Standpunkt
Wer den Kundennamen in den Betreff schreibt, macht aus einer Gewohnheit eine Offenlegung, denn der Betreff reist überallhin mit, wohin der Termin geht.
Kaum ein Feld im Kalender wird so gedankenlos befüllt wie der Betreff. Man tippt „Projekt Phoenix, Hansen Maschinenbau“, weil man später auf einen Blick sehen möchte, worum es geht und für wen, und niemand käme auf die Idee, darin ein Risiko zu sehen. Das Beispiel ist erfunden, doch der Aufbau ist so verbreitet, dass Sie ihn vermutlich in Ihrem eigenen Kalender wiederfinden.
Unsere Position dazu ist eindeutig. Der Kundenname im Betreff ist ein Kundendatum und verdient dieselbe Sorgfalt wie der Inhalt eines Dokuments, denn er reist mit dem Termin überallhin, wohin der Termin geht, und er verrät, auch wenn sonst nichts darin steht, dass es diese Geschäftsbeziehung gibt.
Dieser Standpunkt begründet, warum der Betreff mehr preisgibt, als viele annehmen, prüft die gängigen Einwände und beschreibt, wie Sie Ihre Termine so führen, dass Sie den Überblick behalten und trotzdem nichts nach außen tragen.
Der Grund ist banal und nachvollziehbar. Ein Betreff mit Kundennamen macht den Kalender lesbar, man findet Termine über die Suche wieder, und wer am Monatsende eine Rechnung schreibt, kann nachvollziehen, für wen er gearbeitet hat. Dazu kommt, dass der Kalender lange als privates Werkzeug galt, in dem niemand mitliest.
Diese Annahme stimmt für den eigenen Kalender, solange er der eigene bleibt. Sie stimmt nicht mehr, sobald der Termin auf Reisen geht, und genau das tut er, wenn Sie mit mehreren Kunden arbeiten, Termine in andere Kalender übernehmen oder eine Assistenz Einblick hat.
Der Betreff gehört zu den Feldern, die ein Kalender fast überall mitliefert, weil er die kürzeste Beschreibung eines Termins ist.
Jede dieser Stellen ist für sich harmlos und unterliegt doch anderen Regeln als Ihr eigener Kalender. Zurückholen lässt sich ein Betreff nicht, wenn er einmal dort angekommen ist.
Ein Kundenname wirkt unscheinbar, weil er nur ein Name ist, doch in der Beratung, in Rechtsberufen und überall, wo Verschwiegenheit zum Geschäftsmodell gehört, ist schon die Beziehung selbst eine Information. Wer erfährt, dass Sie an einem Dienstag um zehn Uhr bei einem bestimmten Unternehmen sitzen, kann daraus Schlüsse ziehen, ob dort gerade ein Umbau, eine Verhandlung oder eine Krise läuft, und wer Ihre Termine über Wochen sieht, erkennt Muster, die kein einzelner Eintrag zeigt.
Auch rechtlich ist der Name kein Nebenthema. Handelt es sich um eine natürliche Person, etwa einen Klienten oder eine Patientin, ist der Name ein personenbezogenes Datum im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, und bei Unternehmen enthalten viele Verträge Klauseln, die schon die Tatsache der Zusammenarbeit vertraulich stellen. Ob das für Sie gilt, steht in Ihren Verträgen und nicht in diesem Artikel, aber die Prüfung lohnt sich, bevor Sie den nächsten Betreff tippen.
Der Betreff bleibt dort, wo Sie arbeiten.
Calendar Butler
Der naheliegende Einwand lautet, man verwende ja keine Klarnamen, sondern Kürzel wie „HM“ oder „Phoenix“. Das ist besser als nichts, und es hilft gegen den flüchtigen Blick über die Schulter.
Ein Kürzel ist jedoch ein Pseudonym und keine Anonymisierung. Wer Ihren Kalender über Wochen sieht, etwa eine Assistenz oder ein Administrator, lernt schnell, welches Kürzel zu welchem Kunden gehört, denn die Termine wiederholen sich, die Teilnehmer sind dieselben, und der Einwahllink in der Beschreibung nennt das Unternehmen im Zweifel im Klartext. Außerdem braucht ein Kürzel einen Schlüssel, den Sie sich merken müssen, und der Aufwand, der dadurch entsteht, ist am Ende größer als der Schutz.
Wir plädieren nicht dafür, die Kundennamen aus Ihrem eigenen Kalender zu verbannen. Dort arbeiten Sie, dort brauchen Sie den Überblick, und ein Betreff, der Ihnen nichts sagt, ist ein schlechtes Werkzeug. Der Fehler liegt woanders, nämlich darin, dass derselbe Eintrag zugleich Arbeitsnotiz und Weitergabe ist.
Die saubere Lösung trennt beides. Der Termin mit allen Details bleibt in dem Kalender, in dem er entstanden ist, und alles, was diesen Kalender verlässt, enthält nur das, was der Empfänger braucht, nämlich Beginn, Ende und die Information, dass die Zeit belegt ist. Der Calendar Butler setzt genau das um, denn er liest die Einladung einmal und sendet einen anonymen Block an Ihre anderen Kalender, sodass der Betreff mit dem Kundennamen dort bleibt, wo er hingehört.
Wer nur einen einzigen Kunden und einen einzigen Kalender hat, kann das alles gelassen sehen. Sobald mehrere Kunden, mehrere Kalender oder mehrere Mitleser im Spiel sind, wird aus der Gewohnheit eine Gewohnheit mit Nebenwirkungen.
Ein einfacher Test zum Schluss: Gehen Sie Ihren Kalender der kommenden Woche durch und fragen Sie bei jedem Betreff, ob Sie ihn dem Wettbewerber des genannten Kunden zeigen würden. Bei jedem Eintrag, bei dem die Antwort nein lautet, hat der Name im Betreff außerhalb Ihres eigenen Kalenders nichts verloren.
Der Calendar Butler reserviert Ihre Termine in jedem Kundenkalender und hält Ihre Daten geschützt.
30 Tage kostenlos testen
Calendar Butler