Standpunkt
Jede Zeitmanagement-Methode setzt einen Kalender voraus, der stimmt, und genau dessen Pflege kostet bei mehreren Kundenkalendern oft mehr Zeit, als die Methode je einsparen könnte.
In einem Ratgeber für Gründerinnen und Gründer habe ich neun Zeitmanagement-Methoden gelesen, von der Eisenhower-Matrix über die ABC-Methode bis zur Pomodoro-Technik, und gleich bei der ersten steht ein Satz, der alles Weitere trägt: An einem Kalender kommt niemand vorbei, der sein Zeitmanagement auf ein neues Level heben möchte. Das stimmt, und es ist zugleich der Punkt, an dem die meisten Methoden still ein Versprechen geben, das sie selbst nicht einlösen können.
Denn jede dieser Methoden beginnt mit einer Voraussetzung, die selten ausgesprochen wird. Wer Aufgaben nach Dringlichkeit sortiert, Pufferzeiten einplant oder seinen Tag in Fokusphasen schneidet, muss wissen, wie viel Zeit überhaupt frei ist, und dieses Wissen steht im Kalender oder es steht nirgends. Ist der Kalender unvollständig, bauen Sie die Methode auf Sand, und die schönste Matrix ändert nichts daran, dass am Mittwoch um zehn Uhr zwei Termine kollidieren, von denen Sie einen übersehen haben.
Dieser Artikel stellt deshalb die Frage, die in den Ratgebern fehlt: Wie viel Zeit kostet es, den Kalender überhaupt stimmig zu halten, und ist es noch normal, das von Hand zu tun?
Die Methoden unterscheiden sich in Namen und Farben, im Kern aber arbeiten sie mit demselben Material, nämlich mit der Frage, was wann Platz hat. Die ALPEN-Methode verlangt, Aufgaben aufzuschreiben, ihre Länge zu schätzen, Puffer einzuplanen, Entscheidungen zu treffen und am Ende nachzukontrollieren, und jeder dieser fünf Schritte geht davon aus, dass die verfügbare Zeit bekannt ist. Das Gleiche gilt für Fokusphasen nach Pomodoro, für den Frosch am Morgen und für die Zeitblöcke je Aufgabe, die ein Leitfaden für Freiberufler empfiehlt. Sie alle sind Verfahren zur Verteilung von Zeit, und Verteilung funktioniert nur, wenn der Vorrat stimmt.
Die Ratgeber unterstellen außerdem, dass Sie Ihre Zeit selbst in der Hand haben. Sie empfehlen feste Zeiten für E-Mails, begrenzte Meetings mit klarem Fokusthema und ein Telefon, das in einem anderen Raum liegt, und für Menschen mit einem Arbeitgeber oder einer eigenen Firma, die ihre Termine selbst setzt, ist das ein guter Rat.
Wer als Freelancer oder Consultant für mehrere Kunden arbeitet, setzt die wenigsten seiner Termine selbst. Die Einladungen kommen von außen, aus den Kalendern der Auftraggeber, und jeder von ihnen plant so, als wären Sie nur für ihn da. Dass der Mittwochvormittag schon an einen anderen Kunden vergeben ist, sieht der Projektleiter nicht, und es ist auch nicht seine Aufgabe, es zu sehen. Die einzige Stelle, an der alle Kalender zusammenlaufen, sind Sie.
Selbst der beliebte Rat, die unangenehmste Aufgabe gleich am Morgen zu erledigen, hängt an dieser Annahme, denn er funktioniert nur, wenn der Morgen Ihnen gehört. Hat ein Kunde für halb neun einen Termin gesetzt, von dem der andere nichts ahnt, ist der Frosch schon verschoben, bevor Sie den Rechner aufgeklappt haben.
In den Ratgebern klingt Kalenderpflege nach ein paar Sekunden, nach einem Eintrag hier und einer Erinnerung dort, und für eine Person mit einem einzigen Kalender stimmt das auch. Sobald aber mehrere Auftraggeber im Spiel sind, hat jeder seinen eigenen Kalender, in seiner eigenen Umgebung, hinter seiner eigenen Firewall, und jeder neue Termin, jede Verschiebung und jede Absage muss in allen anderen Kalendern nachgezogen werden, damit dort niemand einen Slot anbietet, der längst vergeben ist.
Rechnet man dafür täglich 15 Minuten, sind das 1,25 Stunden pro Woche, fünf Stunden pro Monat und rund 55 Stunden pro Jahr, also mehr als eine ganze Arbeitswoche, die ausschließlich dafür draufgeht, Einträge von A nach B zu kopieren. Bei einem Stundensatz von 100 Euro sind das 5.500 Euro, die Sie nicht in Ihre Arbeit, sondern in die Verwaltung Ihrer Verfügbarkeit stecken.
An diesem Punkt kippt die Rechnung der Methoden. Eine Technik, die Ihnen im Idealfall ein paar Stunden Fokuszeit pro Woche zurückgibt, hat wenig davon, wenn ihre Voraussetzung bereits mehr Zeit verschlingt, als sie je zurückholen kann.
Sogar das Pareto-Prinzip, nach dem sich ein Großteil der Ergebnisse in einem kleinen Teil der Arbeitszeit erzielen lässt, wird so zur Zumutung: Die wenigen produktiven Stunden, die man schützen will, werden ausgerechnet von der Verwaltung der Termine angeknabbert, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Die Pflege von Hand kostet nicht nur Minuten, sie erzeugt auch zwei Risiken, die in keinem Zeitmanagement-Ratgeber vorkommen. Das erste ist der Fehler: Wer Einträge unter Zeitdruck in drei Kalender überträgt, vergisst irgendwann eine Absage oder verwechselt einen Tag, und das Ergebnis ist ein Doppeltermin, den der Kunde früher bemerkt als Sie. Das zweite ist der Datenschutz: Wer Termine mit Titel und Teilnehmern abtippt oder weiterleitet, trägt Informationen des einen Auftraggebers in die Umgebung eines anderen, womöglich eines Wettbewerbers, und verstößt damit leicht gegen Vertraulichkeitsvereinbarungen, die er selbst unterschrieben hat.
Eines der Kapitel des Ratgebers widmet sich dem Pausenmanagement und empfiehlt einmal pro Stunde eine Bildschirmpause, einen Spaziergang, bewusste Langeweile. Das ist ein guter Rat, und er scheitert bei vielen Selbstständigen an einer sehr konkreten Sache: Wer nicht sicher ist, dass sein Kalender den aktuellen Stand zeigt, schaut auch in der Pause aufs Handy, weil vielleicht gerade ein Termin hereingerutscht ist.
Die Unruhe, die dabei entsteht, kennen viele vom Sonntagabend, an dem noch schnell geprüft wird, ob sich seit Freitag etwas verschoben hat. Sie ist kein Zeichen mangelnder Disziplin, sondern die vernünftige Reaktion auf ein System, das sich nur dann auf dem neuesten Stand befindet, wenn Sie selbst dafür sorgen.
Die naheliegenden Auswege haben jeweils einen Haken. Die automatische Synchronisation über eine Schnittstelle wäre die eleganteste Lösung, doch Unternehmen geben aus Gründen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes an externe Fachkräfte so gut wie nie einen API-Zugang zu ihren Kalendern heraus, und eine Anfrage endet meist in einem Ticket, das niemand abschließt. Das Weiterleiten der Einladung scheitert an der Compliance, weil es Ihre Verbindung zu dem einen Unternehmen im anderen sichtbar macht und Teilnehmernamen oder Anhänge mitschickt. Bleibt das manuelle Übertragen, also genau die Aufgabe, um die es hier geht.
Hinzu kommt, dass die Synchronisation, für die Online-Kalender in den Ratgebern gelobt werden, sich auf die Geräte eines einzigen Kontos bezieht. Dass Ihr Telefon denselben Kalender zeigt wie Ihr Laptop, hilft nicht, wenn die eigentliche Lücke zwischen den Kalendern verschiedener Organisationen liegt.
Eine Methode, die Zeit verteilen soll, ist nur so gut wie die Zeit, die sie vorfindet.
Calendar Butler
Der Calendar Butler setzt an genau dieser Stelle an und nimmt die Pflege ab, ohne dass dafür eine Schnittstelle nötig ist. Sie laden ihn wie einen weiteren Teilnehmer zu einem Termin ein, und er legt daraufhin in Ihren anderen Kalendern anonymisierte Blöcke an. Dort steht dann, dass Sie zu dieser Zeit nicht verfügbar sind, aber nicht bei wem, wozu oder mit wem, sodass alle Ihre Auftraggeber dieselbe Wahrheit über Ihre Verfügbarkeit sehen und keiner mehr, als er sehen darf.
Verschiebt der Kunde den Termin oder sagt er ab, folgt der Block dieser Änderung, ohne dass Sie am Sonntagabend nachsehen müssen, ob sich seit Freitag etwas bewegt hat. Der Butler ist dabei bewusst kein Zeitmanagement-System. Er ersetzt weder Ihre Aufgabenliste noch Ihre Methode, sondern liefert beiden das, was sie bisher von Ihnen verlangt haben, nämlich einen Kalender, der stimmt.
Erst auf dieser Grundlage lohnt sich die Frage, welche Methode zu Ihnen passt. Die Eisenhower-Matrix sortiert Ihre Aufgaben dann gegen einen Kalender, der die Wahrheit sagt, die Pomodoro-Technik schneidet Ihre Fokusphasen in Zeiten, die tatsächlich frei sind, und der Frosch am Morgen wird nicht von einem Termin verdrängt, von dem Sie nichts wussten. Die Methoden bleiben, was sie sind, nützliche Werkzeuge, nur eben nicht mehr die Antwort auf ein Problem, das gar nicht bei ihnen liegt.
Ob manuelle Kalenderpflege bei mehreren Kundenkalendern noch normal ist, beantwortet sich damit fast von selbst. Normal ist sie nur in dem Sinn, dass sie fast alle so machen, weil es lange keine Alternative gab. Sinnvoll ist sie nicht, denn sie kostet Zeit, erzeugt Fehler und gefährdet Daten, und alle drei Probleme lassen sich lösen, ohne dass Sie eine einzige neue Methode lernen müssen.
Wer seine Zeit besser nutzen will, sollte deshalb nicht mit der nächsten Methode anfangen, sondern mit der Frage, wer eigentlich den Kalender pflegt.
Der Calendar Butler reserviert Ihre Termine in jedem Kundenkalender und hält Ihre Daten geschützt.
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