Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Anbieterin:
sesl GbR
Dammer Weg 31, 63773 Goldbach
Deutschland
E-Mail: support@calendarbutler.com
Website: www.calendarbutler.com

Dieser Vertrag ist Anlage A der Rahmen-AGB und gilt für das Single Abonnement und das Corporate Abonnement (Hosted).

§ 1 Vertragsparteien, Gegenstand und Dauer

1.1Dieser Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die sesl GbR, Dammer Weg 31, 63773 Goldbach (nachfolgend „Anbieterin“), im Auftrag des Nutzers des Calendar Butler (nachfolgend „Nutzer“) nach Art. 28 DSGVO. Er ist Anlage A der Rahmen-AGB.

1.2Der Nutzer ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO, die Anbieterin ist Auftragsverarbeiterin im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO.

1.3Gegenstand ist die Verarbeitung der Kalendereinladungen, die der Nutzer an den Calendar Butler weiterleitet, und die Erzeugung und der Versand anonymisierter Terminblöcke an die vom Nutzer hinterlegten Kalender.

1.4Der Vertrag kommt mit dem Abschluss der Bestellung zustande (§ 8.3 der Rahmen-AGB). Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.

1.5Er gilt für die Dauer des Abonnements einschließlich der Testphase von 30 Tagen. Die Pflichten zur Löschung (Ziffer 5.3) und zur Vertraulichkeit bestehen darüber hinaus fort.

1.6Nicht Gegenstand dieses Vertrags sind Daten, die die Anbieterin als eigene Verantwortliche verarbeitet, etwa Kontodaten, Vertragsdaten und die Zahlungsabwicklung über Stripe. Dafür gilt die Datenschutzerklärung.

1.7Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und den AGB geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes vor.

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung, Daten und Betroffene

2.1Art der Verarbeitung: Empfangen, Auslesen, Umwandeln und Speichern der Einladungen, Versand der Terminblöcke, Löschen.

2.2Zweck: Bereitstellung des Calendar Butler, also der Abgleich der Termine des Nutzers über mehrere Kalender, ohne dass Termininhalte und Namen in die Zielkalender gelangen.

2.3Datenarten:

• Verarbeitet, aber nicht gespeichert: Namen und E-Mail-Adressen von Teilnehmern und Einladenden
• Verarbeitet, aber nicht gespeichert: Betreff, Beschreibung, Einladungstext und Anhänge
• Gespeichert: Beginn und Ende des Termins, bei Serien die Wiederholungsregel, eine technische Termin-ID und die Domain des Absenders
• Absenderadresse der E-Mail (gespeichert wird nur die Domain)

2.4Betroffene Personen: Teilnehmer und Einladende der Termine, also Kunden, Kollegen und Geschäftspartner des Nutzers, sowie der Nutzer selbst.

2.5Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) werden nicht gezielt verarbeitet. Der Nutzer nimmt sie nicht in Betreff und Einladungstext auf. Gelangen sie dennoch in eine Einladung, gelten für sie dieselben Maßnahmen nach Anlage 1.

§ 3 Pflichten der Anbieterin

3.1Weisungen. Die Anbieterin verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Nutzers. Weisung ist dieser Vertrag mit der Nutzung des Dienstes. Weitere Weisungen erteilt der Nutzer in Textform an support@calendarbutler.com. Hält die Anbieterin eine Weisung für rechtswidrig, weist sie den Nutzer darauf hin und darf die Ausführung aussetzen, bis der Nutzer die Weisung bestätigt oder ändert.

3.2Vertraulichkeit. Die Anbieterin verpflichtet alle Personen, die Zugriff auf die Daten haben, zur Vertraulichkeit, soweit sie nicht schon gesetzlich daran gebunden sind.

3.3Sicherheit. Die Anbieterin trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 1 beschrieben sind. Sie darf sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt. Wesentliche Änderungen teilt sie dem Nutzer mit.

3.4Betroffenenrechte. Wendet sich eine betroffene Person direkt an die Anbieterin, leitet diese die Anfrage unverzüglich an den Nutzer weiter und beantwortet sie nicht selbst. Die Anbieterin unterstützt den Nutzer bei der Erfüllung der Betroffenenrechte im Rahmen ihrer Möglichkeiten.

3.5Unterstützung. Die Anbieterin unterstützt den Nutzer bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Meldungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Anfragen von Aufsichtsbehörden.

3.6Datenpannen. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, die den Nutzer betreffen, meldet die Anbieterin unverzüglich, spätestens 48 Stunden nach Kenntnis. Die Meldung enthält Art der Verletzung, betroffene Daten, wahrscheinliche Folgen und ergriffene Maßnahmen. Weitere Angaben folgen, sobald sie vorliegen.

3.7Verzeichnis. Die Anbieterin führt ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO.

3.8Verarbeitungsort. Die Verarbeitung findet in Deutschland statt. Ausgenommen ist der E-Mail-Versand über einen Dienstleister mit Sitz in den USA, siehe Ziffer 4.4.

§ 4 Unterauftragsverarbeiter und Drittlandübermittlung

4.1Der Nutzer stimmt dem Einsatz der in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter zu.

4.2Die Anbieterin informiert den Nutzer mindestens 30 Tage vor dem Einsatz eines neuen oder dem Austausch eines Unterauftragsverarbeiters per E-Mail oder auf der Website. Der Nutzer kann innerhalb von 14 Tagen aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Lässt sich der Widerspruch nicht ausräumen, kann jede Seite das Abonnement zum Zeitpunkt des Einsatzes außerordentlich kündigen. Bereits gezahlte Entgelte für die Zeit danach werden erstattet.

4.3Die Anbieterin legt jedem Unterauftragsverarbeiter Pflichten auf, die diesem Vertrag entsprechen. Sie haftet für dessen Verarbeitung wie für eigenes Handeln.

4.4Der E-Mail-Versand läuft über Twilio SendGrid (Twilio Inc., USA). Dabei werden die Empfängeradresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht in die USA übermittelt. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) im Datenschutzvertrag des Dienstleisters, ergänzend das EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist. Eine Übermittlung in weitere Drittländer findet nicht statt, außer der Nutzer stimmt in Textform zu.

§ 5 Kontrolle, Löschung, Haftung und Schlussbestimmungen

5.1Nachweise. Die Anbieterin weist die Einhaltung dieses Vertrags auf Anfrage nach, insbesondere durch Auskunft, Vorlage der Maßnahmen nach Anlage 1 und Zertifikate oder Prüfberichte ihrer Unterauftragsverarbeiter.

5.2Kontrollen. Reichen die Nachweise nicht aus, darf der Nutzer die Einhaltung selbst oder durch einen nicht im Wettbewerb stehenden Prüfer überprüfen. Das geschieht nach Anmeldung mit 14 Tagen Vorlauf, höchstens einmal im Jahr, außer ein konkreter Anlass liegt vor, und ohne den Betrieb übermäßig zu stören. Der Nutzer trägt die Kosten.

5.3Löschung und Rückgabe. Nach Ende des Vertrags und nach Ablauf der Frist in Satz 3 löscht die Anbieterin die Daten des Nutzers, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die eingegangene Einladung wird nach der Verarbeitung gelöscht. Wird das Konto des Nutzers gelöscht, hält die Anbieterin die gespeicherten Blockdaten ein Jahr lang vor, damit der Nutzer das Konto reaktivieren und mit seinen Terminen weiterarbeiten kann, und löscht sie danach. Auf Weisung des Nutzers in Textform löscht sie früher. Eine Rückgabe ist nicht vorgesehen, weil die Termine in den Kalendern des Nutzers liegen. Auf Wunsch bestätigt die Anbieterin die Löschung in Textform.

5.4Haftung. Es gilt § 10 der Rahmen-AGB. Haftungsregeln der DSGVO, insbesondere Art. 82, bleiben unberührt.

5.5Schlussbestimmungen. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Es gilt deutsches Recht.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

Rechenzentren. Die Verarbeitung der Einladungen und die Termin-Datenbank laufen bei der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). Konten, Einstellungen, Postfach und Nutzerdatenbank liegen bei ALL-INKL.COM auf Servern in Deutschland. Beide Dienstleister sichern ihre Standorte durch Zutrittskontrolle, Zugangsschutz, Notstrom und Brandschutz. Die Hetzner Online GmbH ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.

Vertraulichkeit

• Zugang zum Nutzerkonto nur mit Zwei-Faktor-Anmeldung über eine Authenticator-App
• Zugriff auf Daten und Server nur für die Betreiber der Anbieterin
• Verschlüsselung: Die Datenbank ist verschlüsselt. Übertragung per TLS zwischen Browser und Website, SSL beim Abruf des Postfachs und STARTTLS beim Versand der E-Mails
• Datensparsamkeit: In die Zielkalender gelangen nur anonymisierte Blöcke ohne Namen und Inhalte. Der Calendar Butler greift nicht per Schnittstelle auf die Kalender des Nutzers zu. Fehler- und Alarmmeldungen an die Betreiber enthalten keine Kalender-Adressen und keine Termininhalte, sondern nur technische Kennungen.

Integrität

• Jeder Terminblock wird über eine technische Termin-ID mit dem Ursprungstermin verknüpft, damit Änderungen und Absagen nachgezogen werden
• Weitergabe von Daten nur an die Unterauftragsverarbeiter in Anlage 2

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Hosting in Rechenzentren mit unterbrechungsfreier Stromversorgung und Brandschutz
• Regelmäßige Datensicherung der Datenbank

Löschung

• Eingehende Einladungen werden nach der Verarbeitung gelöscht, gespeichert werden nur Beginn, Ende, Wiederholungsregel, Termin-ID und Absender-Domain. Gelöschte Konten werden ein Jahr vorgehalten, damit sie reaktiviert werden können, danach werden die Daten gelöscht

Verfahren zur Überprüfung

• Die Anbieterin überprüft die Maßnahmen bei wesentlichen Änderungen des Systems
• Die Nachweise der Dienstleister (Zertifikate, Prüfberichte, Datenschutzverträge) werden aktuell gehalten

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Die Zahlungsabwicklung über Stripe betrifft Vertrags- und Zahlungsdaten des Nutzers, nicht die Daten aus den Einladungen. Sie ist in der Datenschutzerklärung geregelt.