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Der wirksamste Schutz für Termindaten besteht darin, sie gar nicht erst weiterzugeben, und für einen Kalender, der Doppelbuchungen vermeiden soll, genügen Beginn und Ende.
Wenn über den Schutz von Kalenderdaten gesprochen wird, geht es meistens um das Wie, also um Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Serverstandorte und Passwörter. Das sind wichtige Fragen, doch sie setzen alle voraus, dass die Daten bereits irgendwo liegen, und sie übersehen eine Möglichkeit, die einfacher und wirksamer ist als jede Schutzmaßnahme, nämlich die Daten gar nicht erst zu haben.
Dieses Prinzip heißt Datensparsamkeit, und es ist keine Erfindung von Datenschützern, sondern eine nüchterne Betrachtung dessen, was für einen Zweck notwendig ist. Wer mehrere Kundenkalender führt, kann es auf eine einzige Frage anwenden, nämlich was der eine Kalender vom Termin im anderen wissen muss, damit dort niemand in Ihre Zeit bucht.
Die Antwort hat mit Ihrem Kunden, dem Thema und den Teilnehmern nichts zu tun, und deshalb lohnt es sich, einmal genau zu betrachten, warum ein anonymer Block ausreicht und warum er mehr schützt als manche Freigabe.
Datensparsamkeit beginnt mit einer Reihenfolge, die im Alltag oft umgekehrt läuft, denn zuerst steht der Zweck, und erst danach wird festgelegt, welche Daten dafür gebraucht werden. Die Datenschutz-Grundverordnung hat das als Grundsatz der Datenminimierung festgeschrieben, nach dem personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das notwendige Maß beschränkt sein müssen, und sie verlangt in Artikel 25, dass Systeme von vornherein so gestaltet werden, dass nur die Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
Auf Kalender übertragen ist der Zweck eines Eintrags im zweiten oder dritten Kalender klar umrissen, denn er soll verhindern, dass dort ein Termin in eine Zeit fällt, die Sie bereits vergeben haben. Das ist eine Frage der Verfügbarkeit und nicht des Inhalts, und die notwendigen Daten schrumpfen damit auf Beginn und Ende des Zeitraums.
Ein Termin wirkt harmlos, solange man ihn einzeln betrachtet, doch Kalender erzählen im Zusammenhang Geschichten. Der Titel nennt das Projekt, die Teilnehmerliste das Gegenüber, der Ort den Standort und die Häufigkeit der Termine die Intensität einer Zusammenarbeit, und wer diese Informationen über Wochen sammelt, kann daraus ziemlich genau ablesen, woran ein Unternehmen arbeitet und mit wem.
Ein Beispiel macht das greifbar. Steht in einem Kalender, den ein Kunde einsehen kann, an drei Mittwochen in Folge von zehn bis zwölf Uhr ein Termin mit dem Namen eines Projekts, das der Kunde kennt und das nicht seines ist, dann braucht niemand die Teilnehmerliste zu lesen, um zu wissen, dass Sie für einen Wettbewerber arbeiten. Der Titel allein verrät es, und er hat in diesem Moment seine Aufgabe längst verlassen, denn er sollte Ihnen dienen und dient nun jemandem, der ihn nicht lesen sollte.
Für Berater ist das nicht nur ein Datenschutzthema, sondern auch ein Vertragsthema, weil viele Rahmenverträge nicht nur den Inhalt der Arbeit, sondern schon die Tatsache der Zusammenarbeit als vertraulich behandeln. Taucht ein Termin des einen Kunden im Kalender eines anderen auf, kann das deshalb bereits ein Verstoß gegen eine Vertraulichkeitsvereinbarung sein, und zwar nicht erst bei einem Datenleck, sondern in dem Moment, in dem der Eintrag dort liegt.
Der übliche Gegenvorschlag lautet, Kalender so freizugeben, dass nur „frei“ und „belegt“ sichtbar sind, und tatsächlich bieten Outlook und Google eine solche Verfügbarkeitsfreigabe an. Sie hat jedoch zwei Haken. Der erste liegt darin, dass beide Seiten mitspielen müssen, denn jeder Kalender, der Ihre Verfügbarkeit sehen soll, braucht Zugriff auf einen anderen Kalender, und genau diesen Zugriff geben Unternehmen an externe Fachkräfte so gut wie nie.
Der zweite Haken ist leiser, weil die Stufe der Freigabe eine Einstellung ist, die sich ändern lässt, etwa durch einen Administrator, der die Standardfreigabe auf mehr Details setzt, oder durch Sie selbst, wenn Sie in Eile die falsche Option wählen. Eine Freigabe schützt also nur so lange, wie die Einstellung stimmt, während ein Block, der die Details nie enthalten hat, gar nicht erst falsch eingestellt sein kann.
Das Prinzip lässt sich in wenigen Fragen fassen, die Sie sich vor jeder Übertragung von Termindaten stellen können, und die Antworten fallen erstaunlich klar aus, sobald man sie einmal laut ausgesprochen hat.
Bei Verfügbarkeitsinformationen bleibt nach der ersten Frage fast nichts übrig, und die zweite und die dritte erledigen sich damit von selbst, weil kein Inhalt vorhanden ist, der verloren gehen oder missbraucht werden könnte.
Der größte Vorteil der Sparsamkeit zeigt sich dort, wo sonst das Risiko liegt, nämlich bei Verlust, Missbrauch und Auskunft. Ein Datensatz, den es nicht gibt, kann nicht gestohlen werden, muss nicht gelöscht werden und taucht in keiner Antwort auf eine Anfrage auf, und er verursacht auch keinen Aufwand für Verträge, Prüfungen und Nachweise, die sonst mit seiner Verarbeitung einhergehen.
Wie wenig ein Block enthält, lässt sich schnell aufzählen: eine Bezeichnung, nämlich „Geblockt“, dazu Beginn und Ende, eine eigene Kennung, die Kennzeichnung als belegt und der Butler als Absender, aber weder den Namen Ihres Kunden noch eine Spur des ursprünglichen Termins. Weil der Block eine eigene Kennung trägt, kann der Butler ihn bei einer Verschiebung oder Absage nachführen, und weil nichts anderes in ihm steckt, gibt es nichts, was dabei versehentlich mitverändert oder mitgeschickt werden könnte.
Der Calendar Butler ist nach diesem Prinzip gebaut. Er liest eine Einladung einmal, entnimmt ihr Datum und Uhrzeit und legt in den übrigen Kalendern einen neutralen Block an, der nur „Geblockt“ heißt. Termininhalt, Teilnehmer und Orte werden dabei weder übertragen noch gespeichert, und das ist keine nachträglich eingebaute Schutzschicht, sondern die Folge der Entscheidung, sie überhaupt nicht zu verarbeiten.
Der naheliegende Einwand lautet, dass ein Block ohne Kontext unpraktisch sei, weil man später nicht mehr wisse, wofür die Zeit reserviert war. Das stimmt für einen Kalender, der als Gedächtnis dient, und deshalb behält Ihr eigener Kalender weiterhin alle Details, denn dort gehören sie hin. Die anderen Kalender erfüllen einen anderen Zweck, sie sollen Ihre Zeit schützen, und für diesen Zweck ist der fehlende Kontext keine Lücke, sondern genau die gewünschte Eigenschaft.
Ganz ohne Information ist allerdings auch ein Block nicht, denn er zeigt, dass Sie zu einer bestimmten Zeit nicht verfügbar sind. Das ist die Mindestinformation, die jeder Kalender braucht, und sie lässt sich nicht weiter verkleinern, ohne den Zweck zu verfehlen.
Was nie gespeichert wird, kann nie abfließen.
Calendar Butler
Am Ende ist Datensparsamkeit weniger eine Technik als eine Haltung, die sich auf andere Bereiche übertragen lässt, und es lohnt sich, einmal nachzusehen, an welchen Stellen Ihres Arbeitsalltags Sie mehr hergeben, als der Zweck verlangt, nur weil es einfacher ist, alles mitzuschicken, als zu überlegen, was gebraucht wird.
Der Calendar Butler reserviert Ihre Termine in jedem Kundenkalender und hält Ihre Daten geschützt.
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